Hvordan velge riktig regnskapssystem for din barnehage

Regnskapsbransjen er under endring. Med moderne teknologi forenkler nye regnskapssystemer daglig leder og regnskapsførers hverdag. Det er mange selskaper der ute, hvordan skal man velge det riktige systemet for sin barnehage?

Du har sikkert sett reklamer for flere nye og innovative regnskapsløsninger. Felles for de fleste er høy grad av automatisering, de er nettbasert og alt skjer digitalt. Ved valg av riktig system bør man vite om tjenesteleverandør har et produkt som passer bedriftens rutiner eller om bedriften må tilpasse seg produktet. Å bytte fra et system som fungerer til et nytt kan skape usikkerhet for å miste kontroll, likevel viser det seg ofte at med litt forarbeid rund hvilke behov man har og hva som eksisterer i markedet kan gevinst bli riktig bra. Å takke ja til demoer fra leverandører vil øke sannsynligheten til å treffe riktig beslutning av riktig system.

Og når man har valgt riktig system opplever mange å få store gevinster i form av spart tid og utgifter. Ett godt regnskapssystem gir oversikt over driften og kan dermed hjelpe deg å ta gode beslutninger

Vi i Kolibrix mener at et optimalt regnskapssystem for barnehager bør ha følgende funksjoner:

Foreldrebetaling:

  • Enkel brukergrensesnitt med oversikt over hvem som har betalt til enhver tid.
  • Automatisk utsendelse av betalingspåminnelse om noen glemmer å betale.
  • Ved behov kunne fast splitte faktura mellom foreldre.
  • Automatisk oppdatering av søskenmoderasjon på fakturagrunnlaget når søsken starter eller slutter barnehagen.

Faktura:

  • Eget fakturamottak for barnehager slik at alt kommer rett i systemet.
  • Betale regninger med ett klikk direkte i systemet uten bruk av nettbank.
  • Håndtere kvitteringer og utlegg ved at man fortløpende tar bilde med mobilen.

Lønn:

  • God og enkelt oversikt over alle ansatte.
  • Tilby timeføring i systemet slik at man automatisk oppdaterer lønnsgrunnlaget,
    betaler riktig lønn og slipper rapportering til regnskapsfører.
  • Automatisk innlevering av skjemaer slik som A-melding, NAV refusjoner, innberetning av OTP og andre lignende lønnsrelaterte behov som barnehagen måtte ha.

Les mer om: Automatisering – Når regnskap blir en fin pause

Gevinster for både deg og din regnskapsfører

Når man bruker ett skreddersydd system sammen med regnskapsfører vil det gi gevinster som kommer barnehage og regnskapsfører til gode. Systemet snakker ditt språk og minimerer manuelt arbeid som gir bedre pris og mindre hodebry.

Ved høy grad av automatisering vil også regnskapsfører jobbe mer effektivt og tilby barnehagen bedre pris samtidig som det ikke går på bekostning av tjenesten. Teknologi skal tross alt ikke gå på bekostning av god service, men heller komplimentere den.

For å optimalisere gevinst av automatisering bør tjenesteleverandøren ha høy grad av spesialisering mot en bransje. Jo mer en digital tjeneste er spesialisert jo enklere blir tjenesten å levere for leverandør, resultatet er tilfredse kunder. Dette er en trend man ser i flere bransjer, leverandører blir svært spesialisert og kundene får gode skreddersydde løsninger, ofte laget av mennesker med erfaring fra samme bransje som kunden, sier Gaute Aase, grunnlegger av Kolibrix.

En stor gevinst med automatisering er at regnskapsfører bruker mindre timer i arbeidet sitt og derfor faktureres den enkelte kunde mindre timer. Kolibrix gjør regnskap billigere for barnehagene.

Vårt system har ganske forutsigbare kostnader, derfor kan vi tilby fast pris til våre kunder. Dette er uavhengig av antall bilag eller betalingspåminnelser som sendes til kundene.
For oss som bedrift kan det virke risikabelt å ikke fakturere etter forbruk, men med vårt system er det fornuftig. Det skaper forutsigbarhet både for kundene og oss sier Aase.

Er bytting av regnskapsfirma vanskelig?

Å bytte regnskapsfører skal være enkelt, derfor bør din nye leverandør tilrettelegge for en enkel bytteprosess. Det kan sammenlignes med å bytte bank. Du får en ny webside å forholde deg til, litt annet brukergrensesnitt, tilgang til opplæring og support ved behov, er dette godt etablert hos din nye leverandør vil overgangen stort sett oppleves som smidig, fortsetter han.

Staten krever mer digital signering og innsendinger, ett eksempel på dette er inntektsmeldingen som må leveres digitalt fra 2019. I tillegg ønsker de fleste leverandører og kunder å benytte digitale fakturaer. Det er ingen tvil om at man før eller siden må tilpasse seg. For å gjøre overgangen til nytt system så mykt som mulig er det viktig at leverandør tilbyr god opplæring som en del av pakken og har en brukeropplevelse som er lettfattelig for kunde. Teknologien er kommet langt, derfor bør du ha kontroll på hva som finnes der ute og hvilken leverandør som gir mest gevinst tilpasset din bransje og dine behov.

En god sjekk av markedet og dialog med relevante leverandører gjør at man kanskje ser muligheter man ikke visste eksisterte samt lettere ser hvilken leverandør som passer din barnehage best.

Kolibrix tilbyr skreddersydd regnskapstjenester for barnehager. Vår applikasjon har vært benyttet av barnehager i over 10 år. Vi har hatt kontinuerlig utvikling og tilbyr i dag en unik applikasjon for alle landets barnehager. Høy grad av spesialisering og riktig bruk av teknologi har forenklet arbeidet hos kunde og regnskapsfører. Med over 10 år erfaring i markedet og over 200 barnehager som bruker Kolibrix-systemet har vi opparbeidet oss erfaring og spesialisering som kommer alle barnehager til gode.

Kolibrix – når regnskap blir en fin pause